Annexe relative à la protection des données (RGPD)

1. RÔLES DES PARTIES

• Le client (ou son organisation) agit en qualité de responsable de traitement pour les contenus qu'il traite via le Service.
• ELEVATE SOLUTIONS agit en qualité de sous-traitant, traitant les données uniquement sur instruction du client et pour les besoins du Service.

2. OBJET, DURÉE, NATURE ET FINALITÉ

• Objet : traitement des données nécessaires à la fourniture du Service d'assistance à la rédaction assistée par IA.
• Durée : la durée du contrat / de l'utilisation du Service.
• Nature et finalité : hébergement, indexation, recherche documentaire et génération de contenu à la demande du client.

3. CATÉGORIES DE DONNÉES ET DE PERSONNES CONCERNÉES

• Données : données de compte (identification), contenus téléversés et générés, journaux techniques.
• Personnes concernées : utilisateurs du client et, le cas échéant, personnes mentionnées dans les documents téléversés par le client.

Le client s'assure de disposer d'une base légale pour les données qu'il téléverse.

4. OBLIGATIONS DE L'ÉDITEUR

ELEVATE SOLUTIONS s'engage à :

• traiter les données uniquement sur instruction documentée du client ;
• garantir la confidentialité (personnel soumis à une obligation de confidentialité) ;
• mettre en œuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles décrites au §7 ;
• assister le client dans la réponse aux demandes d'exercice de droits et en cas de violation de données ;
• supprimer ou restituer les données en fin de contrat (§8) ;
• mettre à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations.

5. SOUS-TRAITANTS ULTÉRIEURS

Le client autorise le recours aux sous-traitants ultérieurs suivants.

ELEVATE SOLUTIONS informe le client de tout changement de sous-traitant ultérieur, permettant au client de formuler d'éventuelles objections.

6. TRANSFERTS HORS UE

Vos documents et vos contenus sont stockés dans l'Union européenne. Ils sont hébergés en France et traités par défaut par un fournisseur d'IA situé en UE.

Deux situations limitées peuvent faire intervenir un prestataire établi hors de l'Union européenne :

• Les emails de service (invitation, réinitialisation de mot de passe, notifications) : seuls l'adresse du destinataire et le texte du message sont concernés. Aucun document, contenu de projet ni donnée de base de connaissances n'y figure.
• Le recours à un fournisseur d'intelligence artificielle non européen, lorsque le client l'active sur son projet ou lorsque la continuité du Service le nécessite.

Ces traitements sont encadrés par les garanties reconnues par le droit européen : clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision 2021/914) et, le cas échéant, EU-U.S. Data Privacy Framework.

Le client dont la politique interne impose un traitement exclusivement européen peut demander une configuration restreinte à l'Union européenne.

7. MESURES DE SÉCURITÉ

Les mesures techniques et organisationnelles comprennent notamment : chiffrement des accès en transit (HTTPS/TLS), authentification par jetons, gestion des rôles (RBAC), cloisonnement strict par organisation, détection de données personnelles (PII), journal d'audit, gestion des secrets hors du code, et non-exposition des services internes sur Internet. Le détail figure dans la note technique de traitement des données, communicable sur demande.

8. SORT DES DONNÉES EN FIN DE CONTRAT

Au terme de la prestation, les données sont, au choix du client, restituées dans un format exploitable puis supprimées des systèmes de ELEVATE SOLUTIONS, sauf obligation légale de conservation.

9. CONTACT

Pour toute question relative à la présente annexe ou pour obtenir la note technique détaillée : contact@elevatesolutions.fr.